Số hóa tài liệu là bước đầu tiên cần thực hiện để chuyển đổi số. Tuy nhiên, thực hiện số hóa cần tuân thủ những quy định chuẩn theo quy định. Cùng CoDX tìm hiểu các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ trong bài viết này.

1. Số hóa tài liệu lưu trữ là gì?

Để thực hiện số hóa tài liệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn một trong các phương pháp như:

• Tự thực hiện số hóa: Doanh nghiệp sẽ mua sắm các thiết bị hỗ trợ như máy quét, scan, đào tạo nhân viên đã thực hiện số hóa.
• Thuê dịch vụ, đơn vị số hóa: Tìm hiểu các đơn vị phần mềm số hóa để lựa chọn gói dịch vụ phù hợp cho quy mô và yêu cầu của doanh nghiệp.

Một quy trình số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn theo Quyết định số 176/ QĐ-VTLTNN sẽ bao gồm các bước sau:

• Bước 1: Tổng hợp, chọn lọc các tài liệu cần số hóa.
• Bước 2: Chuẩn bị đầy đủ, kỹ lưỡng tài liệu tránh sai sót trong quá trình thực hiện.
• Bước 3: Thực hiện scan, quét tài liệu và tạo lập hệ thống lưu trữ.
• Bước 4: Kiểm tra, rà soát chất lượng tài liệu sau số hóa. Chỉnh sửa, điều chỉnh.
• Bước 5: Nghiệm thu, bàn giao dữ liệu sau số hóa.
• Bước 6: Thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ chuẩn hóa liên thông mọi nghiệp vụ vận hành doanh nghiệp.

2. Quy định về số hóa tài liệu lưu trữ theo thông tư 02/2019

Trước khi thực hiện số hóa, doanh nghiệp cần tìm hiểu và nắm rõ các quy định về số hóa tài liệu lưu trữ chuẩn đầu ra tại Thông tư số 01/2019/TT-BNV của Bộ Nội vụ như sau:

• Tiêu chuẩn tài liệu nền giấy sau khi số hóa:

Sử dụng định dạng PDF phiên bản từ 1.4

Ảnh màu có độ phân giải tối thiểu: 200 dpi;

Tỷ lệ số hóa: 100

Quy định về chữ ký sau khi số hóa:

chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Góc trên, bên phải, trang đầu tài liệu;

Hình ảnh chữ ký: Dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế với định dạng PNG.

Thông tin: Tên cơ quan, tổ chức, thời gian ký (ngày, tháng, năm; giờ, phút, giây; múi giờ Việt Nam theo Tiêu chuẩn ISO 8601).

Tên file: gồm mã hồ sơ, số văn bản hồ sơ, cách nhau bởi dấu chấm.

• Quy định về tài liệu ảnh lưu trữ sau số hóa: Định dạng JPG; độ phân giải 200 dpi;
• Tài liệu phim ảnh: Định dạng MPEG-4; .avi; .wmv; dung lượng tối thiểu 1500 kbps
• Tài liệu về âm thanh: Định dạng MP3; .wma; dung lượng tối thiểu 128 kbps

3. Lưu trữ hồ sơ tài liệu điện tử với CoDX Document

Áp dụng phần mềm lưu trữ hồ sơ tài liệu là giải pháp được nhiều doanh nghiệp hiện nay lựa chọn sau khi thực hiện số hóa. 

CoDX Document tự tin là giải pháp lưu trữ, quản lý tài liệu số tập trung giúp doanh nghiệp tìm kiếm, truy xuất, sử dụng tài liệu dễ dàng, nhanh chóng. Tránh thất thoát tài nguyên, đảm bảo an toàn dữ liệu.

Một số lợi ích quan trọng của các phần mềm mang lại có thể kể đến như:

• Toàn bộ dữ liệu sau số hóa được lưu trữ quản lý trên một hệ thống duy nhất. Loại bỏ tình trạng dữ liệu phân tán, mất mát. Điều này giúp cho doanh nghiệp kiểm soát toàn bộ tài liệu, văn bản và sử dụng chúng một cách có hiệu quả nhất.
• Gia tăng hiệu suất công việc lên đến 20% nhờ vào khả năng tích hợp công nghệ tìm kiếm nâng cao đến từng nội dung tài liệu chi tiết. Giúp truy xuất và sử dụng tài liệu nhanh chóng, mọi lúc mọi nơi.
• Tuân thủ đầy đủ các chuẩn mực về an toàn thông tin cho hệ thống tài liệu của doanh nghiệp

Các tính năng vượt trội của CoDX Document:

• Hệ thống phân quyền linh hoạt đến từng bộ phận phòng, cá nhân chi tiết nhất. 
• Ứng dụng công nghệ tìm kiếm hiện đại OCR giúp tìm kiếm nhanh chóng, sử dụng dễ dàng cho các hoạt động doanh nghiệp.
• Hệ thống tài liệu điện tử được xây dựng theo chuẩn Dublin Core.
• Quản lý chi tiết lịch sử tương tác với tài liệu và các phiên bản trước đó.
• Hệ thống rating cho phép đánh giá chất lượng tài liệu, phản ánh được sự hữu ích của tài liệu đối với nhân viên.
• Tích hợp liên thông đến các nghiệp vụ khác trong doanh nghiệp như trình ký phê duyệt; công việc; quy trình, …
• Tính năng chia sẻ linh hoạt, an toàn đến mọi cá nhân thông qua email và hệ thống mạng nội bộ miễn phí từ CoDX.

Thông tin về phần mềm CoDX Document:

Nhanh tay khởi tạo hệ thống lưu trữ hồ sơ tài liệu từ CoDX hoàn toàn tự động, không tốn phí ban đầu, để nhận được nhiều ưu đãi hấp dẫn:

Chỉ từ 499.000 VNĐ cho một phần mềm, doanh nghiệp sẽ được tặng kèm 3 phân hệ miễn phí:

• Mạng xã hội nội bộ doanh nghiệp: giao tiếp và tương tác không giới hạn
• Hồ sơ nhân viên: không giới hạn số lượng nhân viên
• Cơ cấu tổ chức: Không giới hạn quy mô doanh nghiệp

Chi tiết liên hệ ngay thông tin bên dưới để được hỗ trợ tư vấn tốt nhất:

THÔNG TIN LIÊN HỆ:

• Hotline: 1900 25 25 81 – Số điện thoại: 0968 61 23 50
• Email: [email protected] | Website: https://www.codx.vn
• Trang Tin tức – Kiến thức Quản trị: https://businesswiki.codx.vn
• Địa chỉ văn phòng: Toà nhà QTSC R&D Labs 1, Lô 45 đường số 14, Công viên Phần mềm Quang Trung, P. Tân Chánh Hiệp, Q.12, Tp. Hồ Chí Minh